Projektni ciklus- Gde počinjemo i sa čime završavamo

Hajde sada da se malo detaljnije upoznamo sa suštinom svake od pomenutih faza projektnog ciklusa.

Faza programiranja

Faza programiranja je dakle proces koji vodi donator uz konsultacije sa nadležnim institucijama u zemlji implementacije. Tokom ove faze definišu se dugoročni prioriteti i ukazuje na raspoložive resurse.

Na početku beše program! Niko, naravno, ne želi da sredstva na razvojnu pomoć troši uludo. Zbog toga je postavljanje okvira unutar kojih će pomoć biti realizovana uslov svih uslova za svakog donatora.

Programiranje je dvostruki proces koji se sastoji iz:

• Identifikovanja dugoročnih prioriteta i ciljeva u odnosu na opredeljenost donatora i, ponekad, uslovljenost pomoći, i
• Planiranja obima odobrene pomoći (tehničke i finansijske)

Programiranje razvojne pomoći traje više godina. Tokom ove faze analizira se stanje na nacionalnom i sektorskom nivou kako bi se utvrdili svi problemi, ograničenja i mogućnosti kojima bi se saradnja mogla baviti. Ovo neminovno uključuje i reviziju socioekonomskih pokazatelja kao i nacionalnih i donatorskih prioriteta. Svrha je određivanje glavnih ciljeva i sektorskih pririteta za saradnju. Time se ujedno osigurava i relevantan i realističan okvir programiranja unutar kojeg se dalje mogu pripremati programi i projekti. Dugoročni programski dokumenti određeni različitim uredbama deo su strateškog okvira za zemlju ili region partnera.

Na taj način faza programiranja ishoduje jedinstvenim, logički usklađenim strateškim dokumentom koji sadrži niz elemenata i obično ima sledeću strukturu:

Svrha programiranja je, dakle, identifikacija prioriteta i glavnih ciljeva programa – postavljanje njegovih okvira unutar kojih se mogu definisati posebni projekti.

1. Opis ciljeva saradnje
2. Ciljevi politike zemlje partnera
3. Analiza političkog, privrednog i socijalnog stanja
4. Pregled prošle i tekuće saradnje i relevantnih iskustava

Faza identifikacije

Faza identifikacije projekta predstavlja početak procesa selekcije i formulisanja individualnih projektnih ideja. To se postiže identifikacijom problema koji se moraju rešavati, utvrđivanjem ciljeva i očekivanih rezultata koji će biti detaljno izraženi u narednoj fazi. Rezultat faze identifikacije predstavlja niz pripremnih dokumenata (npr. preliminarna studija o izvodljivosti).

Faza identifikacije se sastoji iz tri glavna koraka:

• analiza problema;
• analiza zainteresovanih strana i
• definisanje cilja i strategije.

Prvi korak je dakle analiza problema – pre nego što počne bilo kakav posao ili razmatranje nekog cilja, moraju se identifikovati i shvatiti problemi, naravno u cilju planiranja ispravnog pristupa i strategije. Analiza prevashodno podrazumeva definisanje sektorskih prioriteta (to je obično posao resornih ministarstava i državnih agencija). Cilj ovog procesa jeste detaljno utvrđivanje potreba i to na osnovu prikupljenih informacija. Statistike, izveštaji, dokumenti, legislative, odlasci na teren, sastanci sa drugim donatorima itd. osnovni su izvori informacija. Što se tiče konsultacija sa drugim donatorima – pre nego što se ode predaleko u definisanju ciljeva, važno je utvrditi da li se novi projekat poklapa sa već postojećim. U interesu i lokalnih korisnika pomoći i donatora je da obezbede komplementarnost pomoći.

Drugi korak je analiza zainteresovanih strana – neposredni korisnici su glavna ciljna grupa svakog projekta. Svaki program ili projekat treba da se razvija uz konsultacije i saradnju sa korisnicima i drugim zainjteresovanim stranama. Svi koji su uključeni u projekat treba da se slože oko problema, ciljeva i očekivanih rezultata. Analiza zainteresovanih strana obično se zasniva na nizu sastanaka tokom kojih se utvrđuju karakteristike poput:

• polne strukture;
• socioekonomske karakteristike;
• definisanja problema koji treba rešavati;
• očekivanja, interesa, ciljeva, te
• predloženih rešenja i načina da se problem reši.

Treći korak bi bilo definisanje cilja i strategije. Kada se identifikuju problemi, neophodno ih je povezati sa prioritetom donatora kao i proklamovanim političkim ciljevima definisanim u programskim dokumentima. Ovaj korak podrazumeva tri različita elementa:

• identifikacija ciljeva programa,
• formulisanje strategije
• priprema procena budžeta

Identifikacija ciljeva je zapravo analiza željenih efekata jednog programa na problem razvoja koji je identifikovan ranije u procesu. Identifikacija ciljeva uzima u obzir elemente identifikovane ranije u analizi zainteresovanih strana i problema Ona opisuje stanje nakon uspešnog sprovođenja programa – tj. u trenutku kada su rezultati postignuti i originalni problem delimično ili u potpunosti rešen. Na osnovu identifikovanih problema važno je utvrditi buduće ciljeve projekta radi postizanja očekivanih rezultata. Ciljevi su dakle planirani i željeni efekti ili koristi programa/projekta po uspešnom i pravovremenom okončanju. Razlikujemo dve vrste ciljeva:

1. Razvojni cilj – svrha opšteg (nacionalnog) i dugoročnog karaktera čiji se obim širi izvan jednog projekta ili čak programa. Razvojni cilj koncentriše se na glavni razvojni problem.
2. Neposredni cilj – cilj koji proizilazi iz i deo je razvojnog cilja. Može se postići u okviru jednog projekta ako je tačno definisan i prate ga odgovarajuće aktivnosti i načini intervencije. Jedan projekat može da ima nekoliko neposrednih ciljeva.

Očekivani rezultati/ishodi: Ovo su dostignuća neposrednih ciljeva projekta; proizilaze iz dobro osmišljenog projekta, pravilnog korišćenja finansijskih i tehničkih sredstava i ljudstva.

Krajnji cilj faze identifikacije jeste da se utvrdi stanje i donese odluka o tome da li slediti ideju projekta i transformisati je u projekat, tj. da li nastaviti proces pripreme do faze ocenjivanja. To je kritična faza u razvoju projekta.

Faza procenjivanja

Ova faza obuhvata dalje tehničko prečišćavanje. Postavljena hipoteza i analize urađene tokom identifikacije proveravaju se kroz preliminarne studije izvodljivosti i procene uticaja nakon kojih se izrađuje prečišćen i detaljan opis projekta. Faza

ocenjivanja takođe uključuje prvu procenu projektnog budžeta, što će rezultirati konačnom odlukom da li sastavljati predlog o finansiranju ili ne. Ova faza obuhvata sledeće korake:

1. Priprema opisa projekta i matrice logičkog okvira
2. Priprema projektnog budžeta
3. Konsultacije sa donatorom
4. Konačno odobrenje

U okviru ove faze za nas je najinteresantnija priprema opisa projekta kao i matrice logičkog okvira. Time ćemo se posebno pozabaviti.

Faza finansiranja

U ovoj fazi donosi se odluka o usvajanju projekta i dodeli budžeta neophodnog za njegovu implementaciju. Potpisuje se ugovor o donaciji.

Faza sprovođenja

Peta faza upravljanja projektnim ciklusom, sprovođenje, može se podeliti na pripremu projektnih dokumenata, nabavku putem tendera za opremu, usluge ili radove te izvođenje planiranih aktivnosti. Faza sprovođenja projekta je svakako najsloženija i najduža u celom UPC. Svaki projekat se sastoji iz tri segmenta: otpočinjanje, sprovođenje i postepeno okončavanje. Ovi segmenti podrazumevaju brojne aktivnosti i instrumente za praćenje i izveštavanje.

Period sprovođenja predstavlja samu srž projekta, kada se obično sprovode sve projektne aktivnosti i pripremaju izveštaji o postignutom napretku. Postepeno okončavanje je poslednja etapa projekta, kada se završavaju predviđene aktivnosti i priprema finalni izveštaj. U ovoj fazi donator može da donese odluku o eventualnom produžavanju projekta.

U ovoj fazi naročito interesantno nam je projektno izveštavanje prema donatoru, o čemu će takođe biti reči naknadno.

Faza ocenjivanja

Ovo je šesta i poslednja faza UPC. U njoj se vrši što je moguće sistematičnija i objektivnija ocena završenih programa ili projekata. Vezuje se za relevantnost prvobitno postavljenih ciljeva, metodologije realizacije i rezultata. Ocenjivanje je ključni element u unapređenju efikasnosti i efekta programa generalno. Naredni projektni ciklus, logično, može se unaprediti samo ako se identifikuju uočeni nedostaci.

Neposredni cilj ocenjivanja jeste utvrđivanje da li su projektnim aktivnostima postignuti projektni ciljevi i da li je to doprinelo ostvarivanju sveukupnog cilja razvojne politike na efikasan i ekonomičan način. Jedan od ciljeva jeste i donošenje odluke o eventualnom produženju projekta, podrška datom sektoru nekim drugim oblikom pomoći ili o prekidu projekta ukoliko nisu istvareni očekivani rezultati. Međutim, dugoročniji cilj evaluacije jeste poboljšanje sadašnje i buduće politike donatora kao i obezbeđivanje transparentnosti i odgovornosti.

Autor: Dušan Bugarski, Projektno savetovalište