Faze upravljanja projektnim ciklusom

Zašto nam je važno upravljanje projektnim ciklusom (UPC)? Kakvu korist možemo imati od poznavanja načina na koji funkcioniše ova metodologija?

UPC je postala uobičajena tehnika koju primenjuju sve donatorske agencije. Šest faza se nikada ne menja a instrumenti su veoma slični. Međutim, terminologija može da se razlikuje od jedne do druge institucije usled različitih unutrašnjih procesa i drugih specifičnosti.

Ciklus aktivnosti za upravljanje projektima pomoći (u konkretnom slučaju Evropske komisije trećim zemljama) ima šest faza. Sledi kratko uvodno objašnjenje sadržaja ovih faza:

1. Programiranje: U ovoj fazi donator identifikuje dugoročne razvojne probleme koje treba rešavati te postavljaja višegodišnje prioritete.

2. Identifikacija: Prva identifikacija ideja za potencijalne projekte; konsultovanje neposrednih korisnika (državnih, regionalnih ili lokalnih uprava, resornih ministarstava, potencijalno zainteresovanih institucija i/ili stručnjaka) u cilju obezbeđivanja potvrde procenjene potrebe i podrške ideji projekta.

3. Procena projekta: Projektne ideje identifikovane u prethodnoj fazi dalje se istražuju i procenjuju. U saradnji sa potencijalnim krajnjim korisnicima izrađuju se nacrti opisa projekta.

4. Pregovaranje i finansiranje: Na osnovu pregovora oko projekata uključenih u dati program, donator odlučuje da li želi da finansira predloženi projekat.

5. Sprovođenje i praćenje projekta: Program se obajvljuje, konkurs se raspisuje, vrši se selekcija projekata za podršku. Projekat ili projekti se implementira(ju) u dogovoru sa donatorom uz redovne provere kako bi se osiguralo da sve teče kao što je planirano.

6. Ocena: Rezultate projekta ocenjuju nezavisni stručnjaci kako bi se utvrdilo da li je postigao predviđene ciljeve.

Ciklus ima tri glavna načela:

1. Kriterijumi i postupci odlučivanja određuju se u svakoj pojedinačnoj fazi.
2. Faze u ciklusu su progresivne – svaka mora biti okončana kako bi sledeća startovala.
3. Novo programiranje i identifikacija projekata polazi od rezultata nadzora i evaluacije projekata.

U praksi će se trajanje i važnost svake faze ciklusa razlikovati za različite projekte, u zavisnosti od obima i drugih specifičnosti. Na primer, u slučaju velikog i složenog građevinskog projekta može proći mnogo godina od identifikacije do faze sprovođenja, dok će za neki manji projekat pružanja pomoći (recimo nabavka IT opreme ili stručne literature) biti potrebno samo nekoliko nedelja ili meseci za pokretanje aktivnosti na terenu. Ipak, treba naglasiti da je osiguravanje adekvatnog vremena ključno za efikasno sprovođenje.

Upravljanje projektnim ciklusom između ostalog obezbeđuje:

– da projekat podržava opšte ciljeve politike donatora i razvojnih partnera;

– da projekat bude relevantan za dogovorenu strategiju i za stvarne probleme ciljnih grupa/korisnika;

– da projekat bude izvediv, što znači da se pojedinačni ciljevi mogu realno postići u okviru ograničenja koje postavlja okruženje u kojem deluju i sposobnosti implementirajućih agencija;

– i, na kraju, da benefiti koje projekat ostvaruje budu održivi.

Važno je upamtiti da je UPC ciklus koji se odvija kružno: ocenjivanje projekta na kraju ciklusa daje podsticaj novim projektnim idejama da postanu deo nove faze identifikacije u nekom drugom ciklusu.

Autor: Dušan Bugarski, Projektno savetovalište